Hoe een digitale handtekening precies werkt
Een digitale handtekening is een persoonlijke ondertekening die je via de computer of telefoon zet. Je opent bijvoorbeeld een pdf-bestand, voegt jouw digitale handtekening toe en slaat het bestand op. Daarna is het document officieel ondertekend. Er zijn verschillende programma’s waarmee je digitaal een contract of ander zakelijk document kunt tekenen. Vaak wordt hiervoor een speciale applicatie gebruikt die ervoor zorgt dat de handtekening veilig is opgeslagen. Deze digitale ondertekening is in veel gevallen net zo geldig als een handgeschreven krabbel op papier.
Veiligheid en betrouwbaarheid bij digitaal ondertekenen
Bedrijven kiezen steeds vaker voor digitaal ondertekenen omdat dit veilig is. De systemen en programma’s controleren of de gegevens niet zomaar aangepast kunnen worden. Op deze manier weet je zeker dat het document niet is veranderd na het tekenen. De meeste programma’s sturen ook een melding als het document getekend is, zodat je altijd bewijs hebt. In veel gevallen wordt ook nagekeken of degene die ondertekent is wie hij zegt dat hij is. Denk hierbij aan een controle via e-mail, sms of een ander veiligheidsmiddel. Zo weet je zeker dat zakelijke afspraken goed vastliggen.
De voordelen voor het bedrijfsleven
De overstap naar digitale handtekeningen biedt veel gemak voor het zakelijk verkeer. Het ondertekenen van documenten gaat sneller en er zijn minder stappen nodig. Ook kunnen mensen op afstand een overeenkomst tekenen. Dit is handig als je werkt met klanten of collega’s die niet bij jou op kantoor zitten. Verder raken papieren documenten soms kwijt, terwijl digitale versies veilig worden bewaard. Het tekenen op papier kost vaak veel tijd en papier, wat niet goed is voor het milieu. Met digitaal ondertekenen zijn jouw documenten altijd terug te vinden met een paar klikken.
Verschillende soorten digitale handtekeningen
- Eenvoudige handtekening: Een eenvoudige digitale ondertekening kan bijvoorbeeld een foto van jouw handtekening zijn die je in een document plakt.
- Geavanceerde of gekwalificeerde handtekening: Deze handtekening is sterker beveiligd en vaak nodig bij belangrijke zakelijke contracten. Vaak wordt voor deze vormen een speciale code of certificaat gebruikt die gekoppeld is aan de persoon of het bedrijf. Dit zorgt ervoor dat niemand anders zomaar jouw naam kan zetten onder belangrijke papieren. Afhankelijk van het doel kies je samen met jouw bedrijf welke handtekening het beste past.
Eenvoudige stappen om digitaal te ondertekenen
- Het digitale ondertekenen van documenten is meestal makkelijk. Je kiest een programma dat geschikt is voor jouw bedrijf.
- Meestal ontvang je een e-mail met een verzoek om een document te tekenen.
- Je opent het bestand, plaatst je digitale handtekening en bevestigt met bijvoorbeeld een klik of extra controle via sms.
- Daarna wordt het document automatisch opgeslagen en doorgestuurd naar de volgende persoon, als dat nodig is.
- Je bent niet afhankelijk van kantooruren en je hoeft niet fysiek aanwezig te zijn. Zo kun je op elk moment van de dag zakelijke overeenkomsten tekenen, waar je ook bent.
De toekomst van zakelijk ondertekenen is digitaal
Het digitaal ondertekenen van documenten neemt de afgelopen jaren sterk toe. Bedrijven vinden steeds vaker de weg naar deze moderne methode. Het snel, is veilig en maakt samenwerken veel gemakkelijker. De kans is groot dat digitale handtekeningen de papieren handtekening steeds meer zullen vervangen in het bedrijfsleven. Zo sluit je eenvoudig contracten af en bespaar je veel tijd en geld.
Veelgestelde vragen over digitaal documenten ondertekenen
- Is een digitale handtekening net zo geldig als een handgeschreven handtekening?
Een digitale handtekening op zakelijke documenten is in Nederland meestal net zo rechtsgeldig als een handgeschreven handtekening. Wel moet het systeem waarmee getekend is betrouwbaar zijn.
- Kan ik ieder soort document digitaal ondertekenen?
De meeste documenten kun je digitaal ondertekenen. Voor sommige officiële papieren, zoals bepaalde overheidsdocumenten, gelden soms aparte regels. Controleer altijd wat toegestaan is voor jouw situatie.
- Hoe weet ik zeker dat mijn digitale handtekening niet wordt misbruikt?
Digitale ondertekenprogramma’s werken met extra controles, zoals een wachtwoord, sms-code of e-mailbevestiging. Zo wordt jouw ondertekening goed beveiligd.
- Wat gebeurt er als iemand het document na het ondertekenen wijzigt?
Als iemand probeert een digitaal getekend document te veranderen, ziet het systeem dit. Zo’n document wordt dan niet meer goedgekeurd als geldig ondertekend.
- Is digitaal ondertekenen duur?
Er zijn gratis programma’s voor eenvoudige situaties. Voor zakelijk gebruik kiezen veel bedrijven voor een betaalde dienst, omdat deze meer zekerheid biedt en geschikt is voor grotere aantallen documenten.