Zakelijk werken vraagt veel papierwerk en administratie, maar digitaliseren maakt dit een stuk eenvoudiger. Veel ondernemers en bedrijven zoeken naar manieren om hun financiële administratie overzichtelijk te houden. Digitaliseren is dan een handige stap. Je bespaart tijd, vermindert fouten en werkt sneller. Benieuwd hoe het werkt en wat de voordelen zijn? In deze blog lees je alles wat je moet weten over het digitaliseren van je administratie voor je bedrijf.
Alles in de cloud: veilig en overal toegang
Met digitale administratie worden belangrijke documenten opgeslagen in een online omgeving, ook wel de cloud genoemd. Zo heb je altijd toegang tot je gegevens, waar je ook bent. Zo raak je minder snel papieren kwijt en heb je geen volle ordners meer op kantoor. De kans op brand of schade door water is ook veel kleiner, omdat alles veilig online staat opgeslagen. Dit maakt het werken thuis, op kantoor of onderweg veel gemakkelijker. Alleen mensen met een wachtwoord of speciale toegang kunnen de bestanden zien of bewerken.
Sneller werken en minder kans op fouten
Handmatig gegevens overtypen zorgt makkelijk voor vergissingen. Software voor zakelijke administratie leest bonnetjes, facturen en bankafschriften bijna automatisch uit. Je hoeft zelf minder handmatig werk te doen. Daardoor gaat het werk sneller en is de kans op een typfoutje een stuk kleiner. Ook kun je vaak een koppeling maken met je bank, zodat inkomsten en uitgaven meteen zichtbaar zijn in je systeem. Zo krijg je makkelijker overzicht over je kosten en inkomsten. Je ziet direct of alle betalingen goed zijn gegaan. Dat voorkomt problemen bij de jaarafsluiting of de aangifte van de belasting.
Minder bewaren, meer overzicht
Veel bedrijven bewaren stapels papier waarvan een deel niet echt nodig is. Door de zakelijke administratie te digitaliseren kun je makkelijker oude documenten weggooien. Digitale systemen hebben vaak slimme zoekfuncties, zodat je snel terugvindt wat je zoekt. Pensioenoverzichten of oude facturen kun je opslaan als PDF en bewaren in mappen. Je kijkt sneller wat je moet bewaren en wat weg kan. Een digitaal archief scheelt dus ruimte, tijd en maakt alles overzichtelijker. Dit helpt ook als je gegevens snel moet aanleveren voor controles of externe partijen.
Samenwerken en altijd het laatste document
Met meerdere collega’s tegelijk werken aan dezelfde administratie kan lastig zijn met papieren documenten. Administratie digitaliseren zorgt ervoor dat iedereen tegelijk in hetzelfde systeem kan kijken. Op die manier weet je zeker dat je altijd met het meest recente document werkt. Als iemand een wijziging maakt, is deze direct zichtbaar voor anderen. Dit verkleint het risico dat je per ongeluk een oud bestand gebruikt. Voor leidinggevenden en administrateurs levert dit veel gemak op, zeker als er op verschillende locaties wordt gewerkt.
Welke software kies je voor jouw bedrijfsadministratie?
Er zijn allerlei programma’s voor zakelijke administratie. Veel gekozen pakketten bieden de mogelijkheid om facturen in te lezen, uitgaven bij te houden en rapportages te maken. Sommige software kan automatisch bonnetjes scannen en aan de juiste papieren koppelen. Dit scheelt veel handmatig werk. De keuze voor een bepaald systeem hangt af van wat je bedrijf nodig heeft. Kijk naar het aantal gebruikers, de soort gegevens die je verwerkt en of de software te koppelen is met bijvoorbeeld je bank of je boekhouder. Vraag vooraf een proefperiode aan om te ontdekken of het systeem bij jou past.
Aandachtspunten bij het overstappen op digitale administratie
Je administratie digitaliseren vraagt voorbereiding. Begin met het uitzoeken welke documenten echt belangrijk zijn om te bewaren. Niet alle papieren zijn nodig voor de belasting of controles. Sorteer je papieren op datum en onderwerp. Oude, niet meer belangrijke documenten kun je digitaal opslaan of wegdoen. Let er wel op dat sommige papieren, zoals belastingaangiften en jaarrekeningen, wettelijk zeven jaar moeten worden bewaard. Lees goed wat de regels zijn voor jouw branche. Denk ook na over goede beveiliging van je digitale gegevens, zoals sterke wachtwoorden en veilige back-ups.
Antwoorden op veelgestelde vragen over administratie digitaliseren
Hoe lang moet ik mijn digitale administratie bewaren?
De overheid vraagt bedrijven hun administratie meestal zeven jaar te bewaren. Digitale bestanden moeten net zo lang bewaard worden als papieren documenten.
Kan ik alle soorten documenten digitaliseren?
Veel documenten zijn geschikt voor digitalisatie, zoals facturen, contracten en bonnetjes. Originele papieren, zoals notariële akten, moeten soms nog op papier bewaard worden. Controleer wat de regels zijn voor jouw bedrijf.
Wat heb ik nodig om mijn administratie digitaal te maken?
Voor digitale administratie heb je een computer, scanner of telefoon om te scannen, en een veilig softwareprogramma. Zorg voor een goede internetverbinding en bewaar back-ups van je gegevens.
Is digitale administratie veilig genoeg?
Digitale administratie is veilig als je werkt met sterke wachtwoorden, een veilige opslagplaats kiest en regelmatig back-ups maakt. Het is slim om softwarebeveiliging up-to-date te houden.
Maakt digitaliseren het makkelijker om met mijn boekhouder te werken?
Door je administratie digitaal te delen kan je boekhouder sneller en makkelijker gegevens inzien. Dit scheelt tijd en voorkomt misverstanden.