De regels voor ondernemers en bedrijven
Ondernemers en bedrijven krijgen met een wettelijke bewaarplicht te maken. Zij moeten hun basisadministratie minstens zeven jaar bewaren. Dit geldt voor bijna alle vormen van zakelijke administratie, zoals facturen, rekeningen, verkoopboeken en bankafschriften. Heb je een winkel, kantoor of een eenmanszaak, dan gelden deze regels ook voor jou. De overheid wil dat bedrijven altijd kunnen laten zien hoe ze hun geld verdienen en uitgeven. Op die manier kan de Belastingdienst controle uitvoeren en voorkomt het fouten of fraude.
Uitzonderingen op de bewaartermijn
Voor sommige gegevens geldt een langere bewaartermijn. Dit is vooral belangrijk als je te maken hebt met onroerend goed, zoals een winkelpand, kantoor of grond. Voor deze zakelijke documenten geldt een verplichte bewaartijd van tien jaar. Het gaat dan vaak om stukken die te maken hebben met de aankoop, verbouwing of verkoop van het pand. Verder kun je soms afspraken maken met de Belastingdienst als jouw situatie anders is. Dat gebeurt maar zelden en altijd in overleg.
Wat moet je precies bewaren?
De zakelijke administratie bestaat uit verschillende onderdelen. Naast bonnetjes en facturen horen daar bijvoorbeeld ook financiële overzichten, het kasboek, bankafschriften en personeelsadministratie bij. Ook contracten en e-mailwisseling over zakelijke afspraken horen in je archief. Bewaar alles wat duidelijk maakt hoe jouw bedrijf werkt en met wie je zaken doet. Let erop dat je zowel digitale als papieren administratie bewaart. Maakt het voor jou makkelijker? Je mag documenten inscannen en digitaal bewaren, als ze maar goed leesbaar zijn en doorzoekbaar blijven.
- bonnetjes en facturen
- financiële overzichten
- het kasboek
- bankafschriften
- personeelsadministratie
- contracten en e-mailwisseling over zakelijke afspraken
Praktische tips voor het op orde houden van je archief
Een goed georganiseerde administratie scheelt veel tijd en stress. Zet je papieren netjes op volgorde van jaar en soort. Maak in je computer een duidelijke mappenstructuur. Zorg ervoor dat je regelmatig een back-up maakt van je digitale administratie, zodat je altijd een kopie hebt. Schrijf bij elk document op van welk jaar het is en zet erbij waarvoor het gebruikt is. Gooi niets weg voordat je zeker weet dat je het niet meer hoeft te bewaren. Als de bewaartermijn voorbij is, kun je documenten veilig vernietigen, bijvoorbeeld door ze te versnipperen of digitaal te verwijderen.
- Zet je papieren netjes op volgorde van jaar en soort.
- Maak in je computer een duidelijke mappenstructuur.
- Zorg voor regelmatige back-ups van je digitale administratie.
- Schrijf bij elk document op van welk jaar het is en waarvoor het gebruikt is.
- Gooi niets weg voordat je zeker weet dat je het niet meer hoeft te bewaren.
- Na de bewaartermijn: vernietig documenten veilig, bijvoorbeeld door ze te versnipperen of digitaal te verwijderen.
Bewaartijd voor particulieren
Voor mensen die geen eigen bedrijf hebben, gelden andere regels. Er is geen vaste bewaarplicht. Toch adviseren veel deskundigen om ook privé je papieren goed te bewaren. De Belastingdienst kan je privéaangifte tot vijf jaar terug controleren. Bewaar daarom loonstrookjes, belastingpapieren en woningpapieren minstens zo lang. Zo kun je altijd laten zien hoe het precies zit met je geldzaken. Voor bedrijven is het dus anders geregeld en is de zakelijke administratie verplicht zeven tot tien jaar te bewaren.
Wat gebeurt er als je de bewaarplicht niet volgt?
Gooi je je zakelijke administratie te vroeg weg, dan loop je een risico. De Belastingdienst kan dan niet alles controleren. Je krijgt dan vaak het voordeel van de twijfel niet. Soms kan de belasting zelfs worden geschat, en dat pakt meestal nadelig uit. Daarnaast kun je een boete krijgen als blijkt dat je belangrijke gegevens mist. Zorg dus dat je altijd weet hoelang je alles moet bewaren. Houd je je aan de bewaarplicht, dan weet je zeker dat je alles op orde hebt als er controle komt.
Veelgestelde vragen over bewaarplicht administratie
-
Hoelang is de bewaarplicht voor zakelijke administratie?
Voor bijna alle zakelijke administratie geldt een termijn van zeven jaar. Bij administratie die hoort bij onroerend goed, zoals een pand of grond, geldt tien jaar.
-
Mag ik zakelijke administratie alleen digitaal bewaren?
Ja, je mag je zakelijke administratie digitaal bewaren als de documenten goed leesbaar en vindbaar zijn. Deze digitale vorm heeft dezelfde waarde als papier.
-
Wat gebeurt er als ik iets kwijt ben geraakt?
Als er documenten ontbreken, kan de Belastingdienst geldzaken zelf berekenen. Dit pakt vaak onvoordelig uit. Probeer altijd zo goed mogelijk een compleet archief bij te houden.
-
Wat valt precies onder zakelijke administratie?
Zakelijke administratie is alles wat laat zien hoe je bedrijf draait. Bijvoorbeeld facturen, bonnen, rekeningen, jaaroverzichten, contracten, bankafschriften en personeelsgegevens horen erbij.
-
Wanneer mag ik mijn administratie eindelijk weggooien?
Als de bewaartermijn van zeven of tien jaar voorbij is, mag je je administratie vernietigen. Maak eerst zeker dat de termijn echt voorbij is, anders kan het problemen geven bij controle.