Het is een algemeen probleem waar veel mensen mee te maken krijgen: na het overlijden van een familielid of goede vriend blijf je achter met hun administratie. Wat moet je ermee doen en hoe lang moet je deze papieren precies bewaren? Veel mensen vinden dit lastig. Toch is het goed om te weten welke regels er zijn. Zo voorkom je gedoe en maak je het regelen van de erfenis makkelijker.
Het belang van papieren bewaren na overlijden
Na een overlijden krijg je vaak met allerlei documenten te maken. Denk aan bankafschriften, belastingpapieren, verzekeringspolissen en rekeningen. Ook hoort bij de administratie alles over inkomsten, uitgaven en bezittingen. Deze administratie is belangrijk om het nalatenschap goed af te handelen. Erfgenamen en eventuele schuldeisers willen vaak bewijs zien van betalingen of bezittingen. Verder hebben instanties, zoals de belastingdienst en het pensioenfonds, soms nog papieren nodig. Goede administratie zorgt dat alles duidelijk is voor iedereen die betrokken is.
Hoelang moeten particulieren administratie bewaren?
Voor particulieren, dus mensen die geen bedrijf hebben, geldt meestal een termijn van vijf jaar. Dit betekent dat je de belangrijkste administratie vijf jaar moet bewaren na het overlijden. Hieronder vallen onder andere belastingpapieren, bankafschriften en polisbladen. Dit is belangrijk omdat de belastingdienst tot vijf jaar na overlijden een controle of extra vraag kan stellen. Stel dat er later problemen zijn met de belasting, kun je met deze papieren laten zien hoe het zat. Gooi deze informatie dus niet te snel weg en bewaar alles netjes bij elkaar.
Speciale documenten die je langer moet bewaren
Bepaalde documenten zijn extra belangrijk en moet je langer bewaren. Testamenten, schenkingakten, huwelijkscontracten en andere notariële akten laten het beste levenslang bij de familie of in een kluis liggen. Hieruit blijkt wie recht heeft op het nalatenschap of wat iemand precies geregeld heeft voor zijn dood. Ook aankoopbewijzen van waardevolle spullen bewaar je het beste zolang deze spullen nog in bezit zijn. Denk bijvoorbeeld aan een huis, sieraden of een auto. Als je lang iets bewaart, voorkom je misverstanden of ruzies binnen de familie.
Hoe zit het met administratie van bedrijven en zelfstandigen?
Was de overledene ondernemer of zelfstandig? Dan gelden andere regels. Voor ondernemers moet de administratie minimaal zeven jaar bewaard blijven. Dit geldt voor alles wat met het bedrijf te maken heeft, zoals inkomensoverzichten, rekeningen en contracten. Dit is vooral nodig omdat de belastingdienst langer vragen kan stellen over het bedrijf en de inkomsten. Ook hier kunnen speciale documenten, zoals eigendomsbewijzen of contracten, soms langer nodig zijn. Het is goed om vooraf na te gaan of hier alles van compleet is voordat je iets weggooit.
Praktische tips voor het bewaren en opruimen
Het opruimen en bewaren van administratie lijkt veel werk. Begin met het sorteren van de papieren. Leg belastingzaken, bankzaken en belangrijke contracten apart. Bewaar alles overzichtelijk, bijvoorbeeld in mappen of dozen, zodat je snel iets kunt terugvinden. Zet op elke map de einddatum waarop je de papieren veilig weg mag doen. Maak indien mogelijk digitale kopieën van belangrijke documenten. Zo kun je altijd nog iets terugvinden als het papieren origineel kwijt raakt. Gooi papieren met gevoelige gegevens nooit zomaar bij het huisvuil, maar gebruik een papierversnipperaar of lever ze in bij een inzamelpunt.
Veelgestelde vragen over administratie bewaren na overlijden
- Moet je alle papieren van de overledene echt vijf jaar bewaren?
De belangrijkste administratie, zoals belastingpapieren, bankafschriften en verzekeringspolissen, moet je als particulier vijf jaar bewaren na het overlijden. Daarna kun je ze opruimen, behalve documenten die je langer moet bewaren zoals testamenten.
- Welke papieren moet je nooit wegdoen?
Documenten zoals testamenten, schenkingsakten en belangrijke notariële vastleggingen bewaar je het beste altijd. Deze zijn nodig om te laten zien wat de wensen van de overledene waren.
- Wat doe je met spullen waar nog garanties en eigendomsbewijzen van zijn?
Aankoopbewijzen of garantiebewijzen van waardevolle goederen bewaar je zolang je het product nog hebt. Wanneer het product weggaat, kun je het bewijs wegdoen.
- Wat maakt administratie van een ondernemer anders dan van een particulier?
Bij een ondernemer of zelfstandige moet de administratie vaak zeven jaar worden bewaard, omdat de regels van de belastingdienst voor bedrijven strenger zijn dan voor gewone huishoudens.